Ein Kratzer an der hinteren Stoßstange, entdeckt bei der Rückgabe. Der Mieter sagt, der war schon da. Du sagst, er war es nicht. Ohne Übergabeprotokoll für das Auto steht Aussage gegen Aussage, und die Versicherung kann den Schaden keiner Buchung zuordnen. Mit Protokoll ist die Frage in einer Minute geklärt.
Dieser Ratgeber zeigt privaten Vermietern, was ins Protokoll gehört, in welcher Reihenfolge du es ausfüllst, wie es in der App funktioniert und welche Fehler am häufigsten passieren. Den Kurzüberblick aus Mietersicht gibt Die Übergabe: Protokoll, Fotos, Kilometerstand.
Hinweis: Dieser Artikel dient ausschließlich der allgemeinen Information und ersetzt keine Rechts-, Steuer- oder Versicherungsberatung. Für eine verbindliche Einschätzung wende dich bitte an einen Fachanwalt, Steuerberater oder deine Versicherung.
Warum das Protokoll über jeden Schaden entscheidet?
Bei Shary, der P2P-Carsharing-Plattform aus Bonn, ist jede Buchung über die VHV Versicherung abgesichert, mit Vollkasko und Teilkasko. Die Versicherung zahlt Schäden, die während der Buchung entstanden sind, abzüglich der Selbstbeteiligung, die der Mieter trägt. Der Satz „während der Buchung" ist der Punkt: Die Versicherung braucht den Nachweis, dass der Schaden bei der Übergabe noch nicht da war und bei der Rückgabe da ist.
Genau diesen Nachweis liefert das Protokoll. Zwei Zeitpunkte, zwei Zustände, dazwischen die Buchung. Was im Übergabeprotokoll nicht dokumentiert ist, gilt im Zweifel als vorher vorhanden. Was im Rückgabeprotokoll nicht dokumentiert ist, gilt im Zweifel als nachher entstanden, also auf deine Kosten.
Seien wir ehrlich: Die meisten Buchungen enden ohne Schaden, und das Protokoll fühlt sich nach Bürokratie an. Die eine Buchung mit Schaden macht aus zehn Minuten Protokoll den Unterschied zwischen einer Versicherungszahlung und einer Werkstattrechnung, die du selbst trägst. Wie die Abwicklung im Schadensfall läuft, steht im Ratgeber zur Versicherung beim privaten Carsharing.
Was gehört ins Übergabeprotokoll?
Der Reihe nach, von außen nach innen. Die Reihenfolge ist wichtig, damit du nichts vergisst, wenn der Mieter neben dir steht und es eilig hat.
Rundgang außen: Vier Seiten, vier Ecken, alle Felgen, Frontscheibe, Dach. Jeder vorhandene Kratzer, jede Delle, jeder Steinschlag bekommt ein eigenes Foto aus der Nähe und ein Foto aus Distanz, das zeigt, wo er sitzt. Ein Kratzer ohne Ortsangabe nützt später nichts.
Reifen: Profil und sichtbare Schäden an den Flanken. Bei Winterreifen das Datum des Wechsels, falls der Mieter in den Schnee fährt.
Kilometerstand und Tankfüllung: Ein Foto vom Cockpit mit Kilometerstand, Tankanzeige und Uhrzeit. Bei E-Autos der Ladestand in Prozent. Das ist die Grundlage für Mehrkilometer und Tankregel.
Innenraum: Sitze, Fußmatten, Kofferraum, Himmel. Flecken und Brandlöcher sind von der Kasko meist nicht gedeckt und gehen zu Lasten des Mieters, aber nur, wenn das Protokoll zeigt, dass sie vorher nicht da waren.
Zubehör: Schlüssel, Fahrzeugschein, Warndreieck, Warnweste, Verbandskasten, Ladekabel, Kindersitz, Dachträger. Was du mitgibst, zählst du auf. Was fehlt, kann sonst niemand vermissen.
Warnleuchten: Kurz starten, Cockpit fotografieren. Eine Motorkontrollleuchte, die bei der Übergabe schon brannte, ist nicht die Schuld des Mieters, wenn das Protokoll sie zeigt.
Wichtig zu wissen: Bei Dunkelheit oder Regen werden die Fotos unbrauchbar. Übergaben bei Tageslicht oder unter einer Laterne, und das Auto vorher trocken wischen, damit Wassertropfen nicht wie Kratzer aussehen.
Wie läuft das Protokoll in der App?
Shary führt dich bei der Übergabe durch das Protokoll in der App. Der Mieter sieht dieselben Fotos und Angaben und bestätigt sie. Das ist der entscheidende Unterschied zu einem Zettel oder einer privaten Fotoserie: Beide Seiten haben das Protokoll zum selben Zeitpunkt gesehen und akzeptiert.
In der Praxis sieht das so aus: Du startest die Übergabe in der App, fotografierst in der vorgegebenen Reihenfolge, trägst Kilometerstand und Tankfüllung ein, der Mieter bestätigt. Bei der Rückgabe läuft derselbe Ablauf noch einmal. Danach rechnet die App ab, Mehrkilometer werden automatisch berechnet.
Wer die Übergabe per Schlüsselbox macht, ohne sich zu treffen, füllt das Protokoll trotzdem aus: Du dokumentierst den Zustand, bevor du den Schlüssel in die Box legst, und der Mieter dokumentiert, bevor er losfährt. Die Zeitstempel in der App zeigen, was dazwischen lag.
Welche Fehler machen Vermieter am häufigsten?
Fünf Fehler, die bei Streitfällen immer wieder auftauchen.
Fotos ohne Kontext: Ein Nahfoto von einem Kratzer, ohne dass erkennbar ist, an welcher Tür. Immer ein Übersichtsfoto dazu.
Kleinigkeiten weglassen: „Der Kratzer ist so klein, das lohnt nicht." Bei der Rückgabe ist aus dem kleinen Kratzer eine Diskussion geworden. Alles rein, was sichtbar ist.
Rückgabe ohne Protokoll: Der Mieter stellt das Auto abends ab, du schaust erst am nächsten Morgen. Jeder Schaden, der über Nacht entstanden sein könnte, ist nicht mehr zuzuordnen. Rückgabeprotokoll bei der Rückgabe, nicht danach.
Zubehör nicht aufgelistet: Das Ladekabel fehlt nach der Rückgabe, aber im Protokoll stand nicht, dass es dabei war. Dann war es nicht dabei.
Schaden nicht sofort melden: Ein Schaden, den du bei der Rückgabe findest, gehört sofort in die App, mit Fotos. Was Tage später gemeldet wird, lässt sich keiner Buchung mehr zuordnen. Die ersten Schritte nach einem Schaden stehen in Schaden während der Miete: Was jetzt zu tun ist.
Wie lange hebst du das Protokoll auf?
Das Protokoll bleibt in der App bei der Buchung gespeichert. Für deine eigene Ablage lohnt sich trotzdem ein Export oder Screenshot der wichtigsten Fotos, mindestens bis die Buchung abgerechnet ist und eventuelle Schadensfälle abgeschlossen sind.
Für die Steuer sind Protokolle nicht nötig, für die Versicherung schon. Wer einen Schaden über die Plattformversicherung abwickelt, braucht die Fotos von Übergabe und Rückgabe als Nachweis. Was Vermieter sonst noch regeln müssen, steht im Ratgeber zum privaten Auto vermieten.
Das Übergabeprotokoll ist für private Vermieter die wichtigste Versicherung, die kein Geld kostet: Zehn Minuten bei der Übergabe des Autos, zehn Minuten bei der Rückgabe, und jeder Schaden ist zuzuordnen. In der Shary-App führt das Protokoll dich und deinen Mieter Schritt für Schritt durch beide Termine.
Häufige Fragen
- Was muss in ein Übergabeprotokoll für ein Auto?
- Fotos aller Außenseiten und Felgen, jeder vorhandene Schaden mit Nah- und Übersichtsfoto, Kilometerstand, Tankfüllung oder Ladestand, Innenraum, mitgegebenes Zubehör und ein Foto vom Cockpit nach dem Start wegen Warnleuchten.
- Reicht ein Protokoll auf Papier?
- Für die Abwicklung über die Plattformversicherung nicht. Bei Shary füllst du das Protokoll in der App aus, der Mieter bestätigt es, und beide Seiten haben dieselben Fotos mit Zeitstempel.
- Was passiert, wenn ich bei der Übergabe einen Kratzer übersehe?
- Ein Schaden, der im Übergabeprotokoll fehlt, aber im Rückgabeprotokoll steht, wird der Buchung zugeordnet. Ein Schaden, der in beiden fehlt, lässt sich niemandem zuordnen und bleibt an dir hängen.
- Muss ich das Protokoll auch bei einer Schlüsselbox machen?
- Ja. Du dokumentierst den Zustand, bevor du den Schlüssel in die Box legst, der Mieter dokumentiert, bevor er losfährt. Die Zeitstempel in der App zeigen, was dazwischen lag.
- Wie schnell muss ich einen Schaden nach der Rückgabe melden?
- Sofort, bei der Rückgabe, mit Fotos in der App. Später gemeldete Schäden lassen sich keiner Buchung mehr zuordnen.
- Zahlt die Versicherung bei Shary auch Innenraumschäden?
- In der Regel nicht. Flecken, Brandlöcher und verlorene Schlüssel trägt der Mieter, aber nur, wenn das Übergabeprotokoll zeigt, dass sie vorher nicht da waren.
Was möchtest du als Nächstes tun?
Ob du ein Auto mieten oder deins vermieten möchtest — bei Shary geht beides.